Dématérialisation des documents : avantages et inconvénients

Déjà, la dématérialisation des documents c’est quoi ?

Aussi appelé informatisation ou numérisation, la dématérialisation c’est le remplacement des supports d’informations papiers (ou autres matériels) en supports immatériels, autrement dit, des fichiers informatiques.

Grande tendance actuelle en raison de l’importance d’internet et de l’émergence du « Cloud », beaucoup d’entreprises passent le pas de la dématérialisation de leurs documents.

On vous fait donc un récapitulatif des avantages et inconvénients à informatiser vos supports !

Commençons par les avantages de la dématérialisation :

Moins de place

Rien ne sert de réfuter cet argument ! Archiver ses documents prend énormément de place… Dans un monde où les startups sont de plus en plus nombreuses, et où l’immobilier se fait cher dans les villes attractives, la contrainte de place et de prix prend tout son sens !

Plus écologique

Dans la même lignée que le point précédent, il faut s’avouer qu’imprimer des kilomètres de papier prend certes énormément de place mais n’a surtout pas un effet très sympathique sur notre planète. Parlez-en avec les Aborigènes d’Amazonie, tous vous diront de dématérialiser vos documents pour laisser leur forêt intacte.

Moins cher

Bien entendu, en plus de la place et de l’empreinte écologique que peut avoir le stockage de papier, il ne faut pas oublier ses couts ! L’impression sur papier est un budget non négligeable à prendre aussi en compte dans vos calculs…

Meilleure traçabilité

À l’heure où le travail à distance ne fait qu’accroitre, la dématérialisation a l’avantage d’être accessible par plusieurs personnes, à différents lieux.

Gain de temps

En supposant qu’au moment où vous avez dématérialisé vos documents vous n’ayez pas tout mis dans un même dossier sans rien trié, la numérisation de vos documents devrait vous faire gagner du temps comparé à un dossier papier.

Tout n’est jamais tout rose, alors passons aux points négatifs :

Sécurité des données

Le point qui est le plus souvent souligné, la sécurité des données. Si vous pensez numériser nos données, pensez à investir dans un système d’archivage des données sécurisé. Ceci vous permettra d’empêcher toute modification ou suppression de document !

Sécurité des données x2

Pour une dématérialisation réussie il faut savoir se protéger de l’intérieur comme de l’extérieur. Et surtout ne pas sous-estimer les attaques externes ! Une cyber-attaque peut arriver à tout moment, soyez vigilants et veuillez à la sécurité du réseau informatique de votre entreprise.

Bien entendu, cette sécurité a un coup, chacun doit donc évaluer si cette transformation numérique se justifie ou non. Si vous avez des doutes, pensez à la planète 🙂

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